QbD

QbD is een kennisorganisatie die bedrijven ondersteunt in de Life Sciences industrie. Die sector zien we heel breed: healthcare, pharma, medical devices, biotech… noem maar op! Met onze consultants helpen we bedrijven om hun producten of therapieën op een kwalitatieve en veilige manier naar de markt te brengen. Daarnaast begeleiden we onze klanten ook in de volledige levenscyclus van hun product: van R&D tot distributie. De mensen die we aannemen hebben meestal een wetenschappelijke studieachtergrond of ervaring: ingenieurs, biomedici, scheikundigen, pharmaceutische wetenschappers… Zij zitten bij onze klanten verspreid over België, Nederland, Spanje, Mexico en Colombia.

Jullie zullen het wel druk hebben nu in Corona-tijden?

Het is heel druk: in de afgelopen vijf jaar zag ik nog nooit zo veel vragen van onze klanten binnenstromen!

Op een bepaald moment zijn jullie bij Axxes komen aankloppen voor de ontwikkeling van een HR-tool. Waarom?

QbD bestaat intussen tien jaar. Het bedrijf is gegroeid en daar horen uiteraard evoluties bij. We hadden al heel wat HR-processen gedigitaliseerd, behalve die rond de opvolging en performance van onze consultants. Zo werkten we nog met Word-documenten in een gedeelde map. Daarvoor moesten we zoeken naar een geschikte oplossing.

We hebben intern een analyse gemaakt van wat we precies wilden en wat de tool moest kunnen. Wilden we een op maat gemaakte tool of een standaardpakket? Die laatste waren wat ons betreft iets te Amerikaans en sloten niet volledig aan bij ons bedrijf. Omdat we vertrouwd waren met het team en de werking van Axxes, hebben we de vraag aan hen voorgelegd.

Benjamin Goesaert (Managing Director) en Hannes Lowette (Head of Learning & Development) zijn vervolgens bij ons langsgekomen. Zij luisterden naar wat we nodig hadden en gaven een demo van hun ‘Performance Cycle’ tool. Die tool ontwikkelden ze twee jaar geleden voor Axxes zelf. We merkten eigenlijk al vrij snel dat Axxes qua type bedrijf en omgang met hun werknemers vrij gelijkaardig is aan QbD. Door die Performance Cycle wat aan te passen zou die dus ook perfect ons proces kunnen ondersteunen. De samenwerking was geboren!

Wat moest de tool allemaal kunnen doen?

Enerzijds meer contactmomenten faciliteren met onze medewerkers, anderzijds voor 360 graden feedback zorgen. Die moet bij verschillende collega’s opgevraagd en verzameld worden. Vroeger moesten we dit allemaal van de een naar de ander doorgeven, wat uiteraard minder krachtig is dan wanneer de consultant die feedback rechtstreeks kan doorgeven.

Consultants kunnen nu ook zelf feedback vragen aan de klant, HR en collega’s. Ze kunnen met andere woorden zelf aan hun Team Lead om een evaluatie vragen. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt niet langer bij ons, waardoor de consultants in de driver's seat komen te zitten.

Hoe verliep het project met Axxes na jullie officiële go?

Vanuit QbD was ik degene die het project trok en Shauni Wuyts (Customer Succes/Accountmanager) was onze contactpersoon vanuit Axxes. In een call bespraken we de next steps en de rolverdeling. We overliepen ook welke features van de Performance Cycle tool we wel en niet zouden overnemen.

De grootte van het team werd steeds aangepast naargelang de noden van het project. Bij de start waren er vier developers betrokken en een Technical Lead die steeds het technisch overzicht bewaarde. In calls was hij ook degene die aangaf wat technisch mogelijk was en mee zocht naar oplossingen.

Op een bepaald moment werkten er zeven developers op de tool, vandaag is dat afgebouwd naar twee developers, één scrum master en Shauni als Project Manager. Axxes is nog een aantal features aan het opleveren.

Wat is de looptijd geweest van het project?

Jullie zijn begin december gestart en midden februari gingen we live. Al in december heeft Axxes een eerste look-and-feel getoond, vanaf januari hadden we regelmatig demo-momenten. Wanneer een nieuwe functionaliteit werd toegevoegd konden we zo direct feedback geven en bijsturen waar nodig. Tot op vandaag hebben we wekelijks of tweewekelijks een call waarin iedereen van het team aanwezig is. Axxes maakte ook een Teams-groep aan, zodat we makkelijk feedback kunnen geven of bugs kunnen melden.

Dus de communicatie zat goed in elkaar?

Ja, dat vind ik wel. Ook met Shauni verliep de communicatie steeds vlot. Als er dingen nagevraagd of opgevolgd moest worden is het fijn als er altijd heel snel feedback volgt. We hadden nooit het gevoel dat we achter bepaalde zaken moesten vragen en hebben in Axxes een klankbord gevonden. Echt een verademing!

Wanneer bepaalde zaken trager gingen werd daar ook open over gecommuniceerd. We kregen in zo’n geval meteen een nieuwe datum voor oplevering mee.

Waar gaat de tool gebruikt worden? Enkel in België of ook internationaal?

Nu wordt hij al binnen België en Nederland gebruikt. De bedoeling is om ook Spanje, Mexico en Colombia te onboarden. Bij TRIUM, een bedrijf dat sinds kort ook onder de QbD-groep valt, zullen we het ook implementeren omdat ze zo enthousiast zijn over de tool. Elly De Bruyn, onze HR director, zegt nog bijna wekelijks wat een toegevoegde waarde de tool geeft.

Hebben jullie ook al feedback van de consultants zelf?

Zeker! Ze zeggen het gevoel te hebben dichter te staan bij QbD en korter opgevolgd te worden. De geïntegreerde feedback via verschillende kanalen is voor hen een grote meerwaarde. Ze zeggen ook zelf meer het gevoel hebben het in eigen handen te hebben. Vroeger was het een proces dat uitsluitend vanuit HR werd geïnitieerd. Ik voel dat verschil zelf ook wel. Met die check-ins ieder kwartaal is het de bedoeling dat de mensen niet meer wachten tot ons halfjaarlijkse evaluatiegesprek om bepaalde zaken te uiten, maar dat dat veel sneller aan bod komt. Zo kunnen we veel korter op de bal spelen.

What’s next?

De tool zal blijven evolueren. Ze is nooit af en er kunnen nieuwe features bijkomen. Doordat Axxes de tool voor zichzelf blijft ontwikkelen zijn wij steeds op de hoogte van wat er nog mogelijk is.

Heel fijn om te horen, Hannah. Enorm bedankt voor jouw tijd en hopelijk tot ziens bij een volgend project!