Een digitale werkvloer vanuit verschillende (internationale) huiskamers

De uitdagingen van op afstand samenwerken

We hebben tijdens de coronacrisis allemaal de impact gevoeld van digitaal samenwerken. Het is en blijft een uitdaging om de bottlenecks van samenwerken op afstand te overbruggen. Zeker in een coördinerende rol waarbij je een belangrijke spilfiguur bent in het contact houden tussen stakeholders, het bewaken van betrokkenheid en het boeken van efficiënte voortgang. Emma Lauwers stond als Scrum Master bij ENSEK voor diezelfde uitdaging. Zij werd verantwoordelijk voor de implementatie van het Brits SaaS energieplatform bij een grote Belgische energieleverancier. Ze stond voor de vraag hoe zij met ontwikkelaars vanuit verschillende landen samen een eindproduct kunnen maken. Dit is haar succesrecept.

1) Een digitale collaboratie toolstack

Vlotte communicatie en collaboratie zijn twee van de belangrijkste elementen bij een digitale samenwerking. Bij aanvang van een nieuw digitaal teamproject is het niet altijd even evident om de juiste tools te kiezen om efficiënt samen te kunnen werken. Echter zijn de juiste tools onmisbaar voor een optimale teamwerking.

Vandaag zijn er gelukkig al veel tools die inspelen op de digitalisering. Emma heeft de dagelijkse scrum meetings met de internationale ontwikkelingsteams eenvoudig kunnen omzetten naar digitale meetings via Teams. Zij maken gebruik van de Microsoftoplossing Azure DevOps wat maakt dat hun DevOps toolset in de cloud voor iedereen beschikbaar is en werkzaamheden flexibel kunnen uitgevoerd en bijgehouden worden. Zo wordt samenwerken op alle niveaus (projectmanagers, scrum masters, developers en andere stakeholders) makkelijk mogelijk gemaakt. Ook het delen van een online Scrum of Jira board is iets dat Emma vaak ziet terugkomen. Voor opvolgmeetings en scopesessies met de klant werd er gekozen voor een inventief digital-first collaboratieplatform MURAL. Met MURAL kan je samen op een visuele manier process flows opstellen, planningen opmaken, … Het is een handige tool die Emma en de klant in staat stellen om vanop verschillende locaties gelijktijdig samen te werken.

2) Faciliteren van voortgang

Verder is het belangrijk om de voortgang van het team te faciliteren wanneer je een coördinerende rol hebt over verschillende teams. Het blijft steeds een uitdaging om een gezonde balans te vinden tussen enerzijds het geven van vrijheid en vertrouwen en anderzijds het opvolgen en controleren van prestaties. Zeker in situaties waarbij we elkaar niet elke dag zien, zoals in een internationale context of wanneer we allemaal meer van thuis uit werken. Heel wat projectleiders of scrum masters dreigen binnen zo’n context te vervallen in controlemeetings waardoor er meer micromanagement ontstaat.

Om op een natuurlijke manier een vlotte voortgang te verzekeren, hebben Emma en haar teams ingezet op een DevOps projectstructuur. In Azure DevOps heeft elk team de mogelijkheid om hun eigen team boards te configureren. Zo maakt Emma een project aan waar ze verschillende teams aan toewijst. Deze teams kunnen zelf een eigen project board opstellen waarbij ze hun werk binnen de sprint inplannen. Om een goed overzicht te bewaren op de algehele vooruitgang kan Emma eenvoudig queries trekken om te zien hoe de sprint voor de verschillende teams verloopt. Op die manier kan ze de status van de taken nauwgezet opvolgen, maar geeft ze ook een bepaalde vrijheid aan de teams. Dankzij deze manier van werken in combinatie met tweewekelijkse scrummeetings wordt regelmatige opvolging en voldoende voortgang voorzien.

3) Betrokkenheid en motivatie

Wanneer teams niet fysiek samenwerken, is het ten slotte een uitdaging én van groot belang om teamgenoten te blijven verbinden en motiveren.

Enerzijds is het belangrijk om ook in een digitale context voldoende aandacht te schenken aan goed contact en een fijne werksfeer. Hierbij is het waardevol om tijd te nemen voor één op één gesprekken om eens over zaken te praten die niet met het werk te maken hebben. De dagelijkse gesprekken aan de koffiemachine hebben we in een digitale wereld jammer genoeg niet. Je kan daarom de werksfeer bevorderen door bijvoorbeeld informele digitale events te organiseren of een attentie op te sturen. Emma en haar teams plannen maandelijks een activiteit zoals een online quiz om de sfeer in het team hoog te houden. Het is al vaak bewezen dat als het moreel in een team goed zit, dit een positief effect heeft op teamprestaties. Dit geldt ook zo bij een digitale teamwerking.

Anderzijds dien je bij digitale samenwerkingen ook waakzaam te zijn voor de digitale moeheid die kan ontstaan bij het veelvuldig plaatsvinden van online videogesprekken. Na de vele lockdowns heeft de ‘Zoommoeheid’ aangetoond dat mensen geen nood hebben aan te veel digitale events. Doseer dus het aantal digitale bijeenkomsten en varieer in je presentaties. Zo speelt Emma tijdens een retro wachtmuziek af, zorgt ze voor interactie en maakt ze dus tijd voor de alledaagse ‘koffieklets’.

Samenwerken in een internationale IT-omgeving

Een exclusief digitale samenwerking brengt zoals beschreven al de nodige uitdagingen met zich mee. Als je daar een internationale context aan toevoegt, maakt het de challenge des te groter om een goede samenwerking te faciliteren. Emma heeft al vaker in een internationale context gewerkt. Ze spreekt dus uit ervaring wanneer ze aangeeft dat werken met verschillende culturen interessant en leerrijk kan zijn. Je krijgt te maken met andere manieren van werken, communiceren en gewoontes.

Het mooie aan programmeren is dat het een universele taal is. “Ik wil dat het systeem dit doet wanneer ik op deze knop klik” werkt overal ter wereld op dezelfde manier. Wat Emma heeft gemerkt, is dat verschillende culturen hier wel op een andere manier mee omgaan. Sommige culturen starten vrijwel meteen met ontwikkelen, waar andere culturen pas in de code duiken wanneer ze alle details hebben. Bij sommige standup’s wordt er dan weer langer de tijd genomen voor informele ‘small talk’, terwijl andere culturen ‘straight to business’ zijn. Dit betekent niet dat er een goede of slechte manier is. “Het zorgt voor een leuke afwisseling”, sluit Emma af.