AI in je toolkit: meer tijd & focus als PM, PMO of PO

Waar gaat alle tijd naartoe?

Project Managers dragen vele petten, maar niet allemaal zijn ze strategisch. Ondanks de verantwoordelijkheid om waarde te leveren, teams aan te sturen en alignment te creëren, besteden de meesten onder ons het grootste deel van hun tijd aan administratieve en operationele taken.

Volgens verschillende sectorrapporten ziet de gemiddelde tijdsbesteding van een Project Manager er zo uit:

1. Administratieve taken (statusrapporten, verslaggeving, documentatie, time tracking): 📊 29% tot 40% van je werktijd
2. Meetings (planning, stand-ups, retros, SteerCo’s): 📊 25% tot 35% van de werktijd
3. Projectopvolging en rapportering (voortgang, KPI’s, metrics): 📊 Ongeveer 20%
4. Stakeholder management: 📊 Ongeveer 10% tot 15%
5. Strategische planning en focus op waarde creatie: 📉 Vaak minder dan 10%—en net hier zouden PM’s liever méér tijd aan besteden.

Samengevat: als Project Manager, Program Manager of Product Owner bestaat zo’n 80% van onze job uit communicatie.

De Verborgen Kost van 'Busy Work'

Deze administratieve last creëert een enorme opportuniteitskost:

1. Het vertraagt beslissingen.
2. Het verzwakt de betrokkenheid van stakeholders.
3. Het beperkt het vermogen om risico’s proactief te zien en aan te pakken.
4. En vooral: het reduceert de tijd voor strategisch denken.

Een studie uit 2022 toonde aan dat slechts 13% van de tijd van een PM gespendeerd wordt aan 'high-value, forward-looking' activiteiten zoals strategische afstemming, innovatie en cross-functionele planning. Nochtans zijn dit net de zaken die het succes van projecten bepalen in snel evoluerende organisaties.

AI als jouw digitale assistent

Beeld je een typische dag in van een Project of Product Lead.

Je start met je mailbox: 15 ongelezen berichten, een last-minute agendawijziging, en een stakeholder die een projectupdate vraagt “voor de middag”. Snel naar de stand-up, notities proberen nemen terwijl je al denkt aan actiepunten, en vervolgens doorschieten naar een vendor-meeting. Lunch? Misschien later. In de namiddag herschrijf je backlog items, update je handmatig een Gantt-chart en vraag je nog iemand achter zijn/haar timesheet. Tegen 17u besef je dat je heel de dag bezig was, maar amper aan strategie toekwam.

Klinkt herkenbaar?

Dit is een val waar veel PM’s, Program Managers en Product Owners in terechtkomen. Niet door gebrekkige skills, maar omdat het systeem hen naar de operationele details zuigt. De administratieve overload, het constante schakelen van context en de drang om 'alles zichtbaar te houden' vreet energie. Energie die zou moeten gaan naar leiding geven, anticiperen en innoveren.

Maar wat als je een digitale assistent had?

Een betrouwbare rechterhand die altijd klaarstaat. Eentje die:

1. Je meeting notes uittypt terwijl jij kan focussen op het gesprek.
2. Je wekelijkse statusrapport opmaakt op basis van projectupdates.
3. Een klantenonderzoek van 10 pagina’s samenvat in 8 kernpunten.
4. User stories genereert uit je notities of een klantinterview.
5. Projectrisico’s monitort op basis van historische data en anomalieën signaleert.

Dit is geen verre toekomst—dit is vandaag al mogelijk dankzij AI-tools.

Met GPT-based assistants en projectmanagementplatformen die AI integreren, kan je tijd winnen en repetitieve, tijdrovende taken automatiseren zodat jij kan focussen op wat écht telt.

Tijd vrijmaken voor wat er echt toe doet

Onze agenda’s staan volgepland, onze inbox explodeert, en we reageren vaak meer dan dat we onze teams en stakeholders proactief begeleiden. Strategisch denken - een kern van leiderschap - raakt makkelijk ondergesneeuwd door “dringende” maar weinig waardevolle taken.

Vraag aan een ervaren Project Manager of Product Owner waar ze méér van willen, en het antwoord is steevast: tijd.

De vraag is dus niet: “Zal AI mij vervangen?”
Maar: “Hoeveel meer kan ík bereiken met AI aan mijn zijde?”

Wat kan je doen met die tijd?

1. Meer tijd investeren bij stakeholders om hun noden in de diepte te begrijpen, voor ze bottlenecks worden.
2. Je team aligneren rond visie, prioriteiten en cultuur sterk faciliteren - minder micromanagement, meer ownership.
3. Inspirerende retrospectives faciliteren i.p.v. de gehaaste versie, en inzichten omzetten in echte verbeteringen.
4. Strategische risico’s en opportuniteiten in kaart brengen i.p.v. alleen maar dagelijkse brandjes blussen.
5. Je team coachen richting zelforganisatie en continue verbetering.
6. Tijd maken voor innovatie: ruimte om te exploreren, te testen en de status quo uit te dagen.

Door AI het repetitieve, regel-gestuurde en data-intensieve werk te laten overnemen, maak je ruimte vrij om terug te keren naar werk dat écht een verschil maakt. Zo verschuif je van reactief 'PM-firefighter' naar proactieve leider. Van backlog manager naar product visionair. Van administrator naar waarde-architect. En misschien het allerbelangrijkste: je kan opnieuw leiden vanuit helderheid, creativiteit en rust. Niet vanuit stress, ruis en overload.

Starten: kleine stappen, grote impact

Je hoeft geen tech-expert te zijn en je hoeft ook niet je volledige manier van werken overhoop te gooien om te profiteren van AI. Vaak beginnen de krachtigste veranderingen klein: simpele experimenten die stilletjes frictie uit je dag halen.

Het sleutelprincipe? Start waar het vandaag wringt.

Waar loopt je tijd of focus op leeg? Zijn het meeting minutes uittypen? Statusrapporten maken? Jira tickets opruimen? Backlog herschrijven?
Kies er één en automatiseer het.

Enkele laagdrempelige, impactvolle quick wins:

1. Gebruik een AI meeting assistant zoals Otter, Fireflies of CoPilot om je meetings te transcriberen, samen te vatten en actiepunten te bepalen—zodat jij in het moment blijft.
2. Laat ChatGPT of Claude je rapporten, mails of updates schrijven: steek je notities erin en ontvang een eerste draft in enkele seconden.
3. Stakeholder feedback samenvatten: Caplena of Insights7.
4. User stories of backlog items genereren op basis van gesprekken, notities of feature requests: Atlassian’s AI (Jira beta), of CoPilot integraties met GitHub of Azure DevOps.

Je hoeft niet alles te automatiseren. Je moet alleen genoeg tijd vrij maken om het verschil te voelen. Eens je dat voelt, zie je AI niet langer als gimmick, maar als een stille 'force multiplier'. Eentje die je focus, helderheid en creatieve ruimte teruggeeft.

Nood om AI in te zetten in een groter speelveld?

Wil je verschillende mogelijkheden samenbrengen in één veilige, Enterprise-klare omgeving? Dan kan je Intellua overwegen – een private AI-platform ontwikkeld voor grote organisaties. Intellua focust op on-premise, volledig private implementatie: alle AI-workloads (LLMs, analytics modellen, enz.) draaien binnen je eigen datacenter of private cloud. Dit garandeert maximale controle over data, compliance en infrastructuur, en vermijdt het risico dat gevoelige projectinformatie publiek beschikbaar zou komen.

Tot slot

AI is geen bedreiging, het is een tool. En voor zij die het omarmen, een echte gamechanger. AI versterkt, maar JIJ leidt!
Als Project Manager, Program(Portfolio) Manager of Product Owner zou het potentieel duidelijk moeten zijn: minder tijd verliezen aan details, meer tijd om de toekomst van je team en project/product vorm te geven.

BRONNEN:

• Applying Covey's seven habits to a project management career
• https://www.pmi.org/learning/library/communications-strategy-complex-program-work-6639
• Got Stake? Holder Management in Project - Stakeholder Management Plan
• Time Management Statistics: Understand Where Your Workday Goes | Runn