AI op project - Vanden Broele

De uitdaging

Lokale besturen zijn verplicht om elke legislatuur een meerjarenplan op te stellen waarin hun beleidsdoelstellingen en bijhorende acties worden vastgelegd. Tegelijkertijd moeten zij binnen een steeds complexer subsidiemilieu navigeren, met honderden potentiële financieringsmogelijkheden op Europees, federaal, gewestelijk en provinciaal niveau, alsook via private kanalen.

Tot op heden betekende dit voor veel besturen een manuele, tijdsintensieve zoektocht naar subsidies die aansluiten bij hun beleidsdoelen. Vanden Broele wilde dit proces grondig hervormen: sneller, intelligenter en geïntegreerd in de bestaande workflow van lokale besturen. De inzet van artificiële intelligentie was daarbij een bewuste keuze.

De oplossing: AI met semantisch inzicht

Vanden Broele ontwikkelde de Subsidiematcher, een feature die gebruik maakt van retrieval augmented generation (RAG) op basis van Azure AI-diensten, en Axxes consultant Willem Dendauw mocht hieraan meehelpen.

De technische architectuur omvat volgende stappen:

1. Embedding van subsidiegegevens
   Elke subsidie in de uitgebreide databank wordt via de Azure Batch Embedding API omgezet naar een vectorrepresentatie (embedding). Deze worden vervolgens opgeslagen in Azure Cognitive Search met semantische zoekfunctionaliteit.

1. Semantische matching met beleidsacties
   Voor elk actiepunt uit het meerjarenplan van een lokaal bestuur genereren we eveneens een embedding. Via semantische zoekopdrachten in Azure halen we voor elke actie de meest relevante subsidies op, ook als er geen exacte trefwoordovereenkomst is.

1. Beoordeling en uitleg via generatieve AI
   De gevonden subsidies worden daarna gevoed aan de Azure OpenAI Chat Completions API, die niet alleen beoordeelt of een subsidie relevant is voor een actie, maar ook een gestructureerde output genereert met een heldere rationale waarom die match zinvol is.

Het resultaat is een rapport dat lokaal bestuurders niet alleen concrete subsidies aanreikt, maar hen ook inzicht biedt in waarom deze relevant zijn, wat de kans op succesvolle indiening aanzienlijk verhoogt.

De impact

De Subsidiematcher reduceert het manueel werk van meerdere dagen naar enkele minuten. Gebruikers ontvangen direct een op beleid afgestemd subsidieoverzicht, inclusief relevante deadlines, voorwaarden en onderbouwde toelichtingen. Hierdoor kunnen steden en gemeenten proactiever en strategischer omgaan met subsidiebeheer.

De Subsidiematcher is intussen live gegaan voor alle klanten en werd al met lof onthaald door enkele pilootbesturen, waaronder het bestuur van Zoutleeuw.

Vanden Broele sprak in juni 2025 o.a. met Peter Vanmechelen, financieel directeur van Zoutleeuw over de Subsidiematcher. Toen hem naar zijn ervaring met de tool gevraagd werd, antwoordde hij dit: “Een van de sterkste punten vond ik het matchingspercentage. We hebben in ons meerjarenplan meer dan 300 acties en bij zo’n 70 à 75% vonden we een correcte match met een subsidie. Dat was indrukwekkend. Je ziet meteen hoe goed een subsidie past bij een bepaalde actie. Ook al komt de match maar 75% procent overeen met de actie, er wordt altijd een match getoond, en dat vind ik een goede insteek. Dat helpt bij het beoordelen van de relevantie. Bovendien ontdekten we via een ‘mismatch’ zelfs een subsidie die we konden gebruiken voor een ander project. Dus ook onbedoelde matches kunnen waardevol zijn. Ik ging van ongeloof naar grote verbazing. Wie die inspanning aan het begin van de beleidsperiode levert, wint zes jaar lang tijd en efficiëntie.”

Je leest het volledige interview van Vanden Broele hier .

Deze oplossing toont aan hoe artificiële intelligentie en semantische technologie lokale besturen tastbare voordelen kan bieden: van verhoogde efficiëntie tot meer financiële ruimte voor beleidsuitvoering.